浅谈行政管理重要性——张宇

2019-08-15 11:34:06 root 2

企业要发展壮大必须有一个英明的决策层,制定高远的企业发展方向和战略计划,必须有一支坚实能干的团队,坚决执行决策层制定的各项发展计划。企业在运转过程中如同一个转动的车轮,所有的零件必须严密的结合充分的发挥本身的作用,才能跑的快,跑的稳,才不会在跑动的过程中散架,而行政管理部门的工作就好比润滑油,适量的润滑可以使车轮跑的更快跑的更稳,那么签于车轮跑动过程中我个人特对工作进行轮廓性归纳与总结,表现在以下几个方面:

一:行政管理的概念与意义

企业的行政管理的理解分为广义与狭义两种,广义就是日常我们所讲的行政人事、后勤总务、党团建设以及沟通协调方面的工作;狭义内容包括招聘与配置、开发与培训、绩效考核、薪资与福利、企业文化、员工关系、制度建设以及后勤服务和对外政府机构的工作联络,所有的工作最终的目标是通过各种有效的制度规章和人为的努力,使部门与部门之间,员工与员工之间通力合作,形成密切的配合关系,使公司运作的过程中成为一个高速并且稳定运转的整体,从而用合理的成本换来员工最高的工作积极性。

二:惠州总部办公室的功能

行政管理的日常工作琐碎繁杂千头万绪,好象只要没有专门部门管理的工作,剩下的就全是惠州总部办公室的工作,行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能,其中管理是主干,协调是核心,服务是根本。

概括地说行政管理的实质就是服务。那么从管理方面来说行政管理的基础是在处理日常事务的层次上,做好领导的参谋与助手,但不仅限于此,还可以在公司的经营理念、战略决策、企业文化等重大问题上有自己的一套思路与想法,成为领导不可或缺的“左膀右璧”,这就是说惠州总部办公室的管理者不只是做好一些事务性工作,而是要努力成为有思想、敢创新的领导者,换句话说,不应该满足做好一个运动员,还要努力做一个教练员。

很显然只有一个有思想、懂战略、敢创新的人,才能把行政工作做深、做细、做好;在协调方面,行政管理不能简单地以传达领导的命令为满足,也不能凭借自己在企业里独特的地位对各部门指手花脚,惠州总部办公室要协调好企业内部各个职能部门,各个下属单位以及涉外公共的关系。

既要协调方方面面,又要服务上下左右,只有这样发挥窗口树好形象;从服务上说惠州总部办公室要甘当幕后管家,因为行政工作干得出色毕竟是服务于企业每一个员工为最终的目的。行政工作特别是后勤服务工作,永远不应该成为企业关注的中心,行政管理的理想境界应该是“润物细无声”,切忌为自己找借口评功论苦,同时不能把惠州总部办公室变成“门难进,脸难看,事难办”的官府衙门,管理是在执行制度,但执行是要有一定的艺术,并不是要搞刀光剑影。

特别是在高素质人才集中的地方,要注意对人的尊重,要有人情味,要人性化,在服务上当好幕后的英雄才是行政管理者的理想境界!

三:制度建设

国有国法,家有家规”“没有规矩就不成方圆”等等这些俗语与古训,无不在阐明一个道理:无论是一个家庭的日常生活,一个单位的平常工作,还是一个国家的正常运转,都必须靠”制度“来维系,比如劳动法的出台是为了帮助企业完善内部用工制度,建立和谐的劳动关系,履行各自应有的权利与义务;再比如企业内部的员工手册,它是企业日常的行为规范,是全体员工遵守的行为导向,是违纪处罚的一把法律利器。

企业的人力资源是动态的,是有思维的,是有个性区别的,那么对人力资源管理的第一步就是要建立既符合法律又符合企业内部运作的制度规章,来规范、约束和纠正员工的行为,那要建立哪些制度?应该从几个方面去着手考虑:1 收集相关的信息,2 完善职工分工制度使职责明晰, 3 建立内部控制制度,使之有章可询, 4严格的督察制度,使之工作到位, 5 公开民主透明化。制度完成了最重要的是怎么去执行?才是众多人热心要讨论研究的话题。

那么执行同样的按照几个步骤去实施,1 领导重视2 形成企业的执行文化, 3选择合适的人 ,4 检查跟进的力度要加强,5 绩效考核与薪资挂钩 ,6责任制的建立与推动。

四:人力资源

人可以把事情做好,也可以把事情做坏!那么主观的意向肯定是想把事情做好,那么就需要对人进行适当开发培训!

选人用人是第一步,激励是第二步,接下来就是鼓舞与培训。“以人为本”是现代企业管理的根本出发点和落脚点,同时也是社会关注的焦点,也是企业老板战略规划的项目之一。

惠州总部办公室有其特殊性,处处要接触人,更多的时候是要得罪人,那么行政人员就必须不断去学习人际交流的知识,用知识来武装自己包装自己,做人讲究艺术,做事也要讲究艺术,因为人与事是相互关联的,提升专业的业务水平以后我们就会便于工作的开展,实现组织的整体目标。

否则,工作将难以开展这也是被一切经验反复验证的真理。目前企业的经营者很多都看重培训的价值与效应,因为他们已经意识到只有学习借鉴,企业才能进步发展,那么培训的对象就是人,培训的方式视情况而定,培训完下一步就是激励,因为人的心理受外界因素的刺激会产生正反两个方向的活动,正向是接受,反向是拒绝。接受和拒绝在行为表情上是喜怒的两种结果,因此在任何工作开展过程中最怕的就是发生逆反的心理,而适当的激励会使人的心理立刻产生服从的 愿望。

激励的下一步就是涉及到合力,所谓合力通俗的讲就是团队合作,现在的企业管理已经完全脱离了传统的单打独斗,注重是合作,所以团队合作将成为现在乃至未来企业管理的核心话题。

五:后勤支持

过去后勤被很多企业管理经营者所忽略所排斥,而如今随着企业管理走向规范化,后勤工作也变成众人讨论研究的课题。因为后勤是一切生产经营活动的前提与保障,所以它存在的价值与作用也是极为重要。

有人说是后勤部门,也有人说是管理部门,我个人的理解是协调部门,有些时候得得罪人还要讨好人,所以他涉及到的日常事务很广泛,关联的部门也很多,上至企业老板下到车间员工,都是后勤部门的服务对象,所以工作的内容决定了部门的性质,

所以很多人也就把其部门看作是地地道道的管家婆。

不同的企业不同单位称呼也不同,事业单位叫办公室主任,政府机关叫行政科长,企业单位叫行政经理,那么做好行政工作不是件容易的事情,因为要面对很多的客户,所以做一名的职业经理人更不容易!

很多企业在高喊“让客户满意”在企业里员工就是客户,真正能让“客户”满意的“工厂”又有几个,所以把每项工作做好,让大众满意,让领导满意,让自己满意不是容易之事,那么这就要求后勤部门的人员考虑问题要深要广,要在领导没有发现之前,把事情做完做好了,部门的价值就实现了!

六:流程优化

企业要发展,由小到大,由弱到强,需要经历一个漫长的过程沉淀下来的必然是符合企业现状的一系列流程,但流程是否最佳,是否最快捷?这就需要我们在日常的工作中,善于去发现善于去尝试善于去总结,不要等到莫个项目已经临近完工了才发现流程有问题,阻碍了效率效果,所以好的方式方法一旦确认后,工作开展就比较轻松,但更改流程必须遵照一个原则就是在确保正常生产经营的情况下实施优化!

七:企业文化

企业文化 ” 四个字看起来很容易理解,但真正能理解其内涵的,并且把它做好很难,它是企业长期生产经营、发展过程中形成的管理思想、管理方式、管理理念,它是群体意识、行为规范的总和,所以企业必须借助个性化的企业文化来发展壮大企业,一个没有企业文化的企业是没有前途的企业,一个没有信念的企业是没有希望的企业。所以企业文化建设既是企业管理的内在需要,又是实现企业管理达到各项指标的重要途径与手段,因此从实际出发,着手树立企业形象,培养企业精神,优化内外环境,为企业规范化管理健康成长,推波助澜添砖加瓦。

企业文化建设的具体行为主要表现在三个层次上,其一内隐层次,包括经营思想、目标、企业精神;其二,就是企业的软件管理:制度规章;其三,就是外显层次就是看得见摸得着的东西,比如,建筑物、厂服胸卡、文娱活动等。

知道了它的层次结构,最重要就是如何建设与传播 ,这才是核心的关键点。

八:费用控制

做行政工作就是化最少的钱,做最多最好的事情,所以岗位的性质就要求我们行政人员必须要有成本意识,必须对各个环节加以控制管理,因为在企业所有职能部门中,惠州总部办公室没有直接创造利润,只是一味的花钱筹办处理事务,那么没有利润创造,我们就得想方设法节约成本,因为节约也是利润。

比如在后勤方面如果我们水电没有实施有效的控制措施,可能就会造成浪费,如果我们通过计算得出的数据就可以显现出控制前与控制后的差异,那么 这种差异的实质也就是成本,也就是利润;在比如人力资源招聘的时候,行政人员不考虑到对候选人的学历、年龄、背景、业务能力进行必要的筛选,就是见人就招,那么这样一来会给主管造成很多时间上的浪费,二来总是招了又走,走了又招,来来回回的循环人力的成本在不断的加大!

九:专案项目实施

PDCA循环法是质量管理专家戴明提出的一种新型的企业管理模式,所以又称为“戴明环”,它不仅被生产品质管理所采用,目前已经被广泛的运用企业管理的各个领域,专案项目也不例外,它的内涵与结构就是:1 计划 2执行 3 检查 4总结 它的内在思想就是要做好事前沟通,事中跟踪,事后检讨总结。

如果事前没有周密的计划,考虑好实施过程中会产生的一系列异常,,再完美的方案再有能力的人,也不可能使专案项目达到预期的效果!


(文/惠州业务拓展服务总部经营团队 办公室副主任 张宇