2019年7月工作学习心得司庆活动经验总结——苏娜

2019-08-15 11:59:51 root 3

经过近一个月的时间筹备,2019年的司庆活动终于圆满落下帷幕。本次活动较以往有一定程度的创新,同时,流程较为顺畅,没有出现大的演出事故。作为这场活动的策划组织者,我们仍然要通过活动总结经验,为后面操作的司庆活动的人留下操作指引。

  一、活动前期策划

1、时间安排上:在活动举办前的一个半月较为合适。

2、整体活动的定位:提前与集团核心领导进行面对面沟通,了解本次活动需要展现哪方面的企业文化、业务诉求、时代属性,规模大小,费用预算范围,参与人员范围,宣传范围等重要活动要素。

1、活动策划:撰写活动策划方面,内容包含:活动背景及意义、主承协办单位、举办时间、举办地点、活动主题、活动亮点、活动流程安排、费用预算、人员分工。这里面的核心点在于活动策划的内容一定要有亮点,又要能与主题契合,把活动内涵做到领导和员工的心坎里是重要标准。费用方面也是关键,一定要提前与财务部门沟通,熟悉财务流程,才能在大笔支出、备用金使用方面符合公司的管理要求,不影响活动进度。节省一切不必要的支出,能够采用公司现有产品的,则采用公司现有产品,如:酒和四楼仙草堂的康养商品等。本次的方案组织策划,整个活动的串词和议程细节上还需要提升。

3、协约酒店的准备问题,目前可以宴请的酒店除了维也纳和龙华饭店,没有第三家,集团办要把协约酒店扩大,高中低档都要有协约酒店,多些选择。

4、从方案策划到落地,应有三个版本,一是审定的策划版本;二是按照审定的版本细化一个执行流程版本;三是贯穿全程的主持人控场流程版本(含音乐背景的顺序排列)。

5、针对表演环节:应设置表彰环节,激励员工参与。甚至可以通过不同级别的奖励。来引导员工节目的与主题契合性、节目的精彩程度和节目的多样性。另外,要给演员充足的准备时间。

        二、活动筹备环节

2、人员分工:结合每名同事的性格特点和行为风格,分配不同的工作模块。前期要制作详细的分工执行大表,将每个人的工作职责写清楚。原则上不用专业公司员工,毕竟他们要以经营为主,或者将其配置在不重要的岗位。集团办做为活动主力,有权利调动其他部门人员,需提前与部门领导打招呼。如果从培养人的角度,多采用入司时间较短的员工,增进对公司文化的了解与认同。

3、视频准备环节:本次视频准备不充分,主题意思表达不清晰。组织不恰当。

在集团宣传片方面:一方面要展现集团的品牌文化、主张和价值观,另外一方面在集团成立的32年间的发展经历,尤其是各重要时期的业务发展。如:刘磊主席参加三亚外交公共论坛、惠阳金钻公馆开盘、产业园区的发展。从形式上来看,要配有解说词。

在大阅兵宣传片剪辑方面:可以通过不同思路来展现,但是脉络要清晰。如:展现从共和国成立以来的历次阅兵(展现国力由弱到强)、海陆空三军阅兵、最近最大型的阅兵(大陆、香港)。

在宣传片的拍摄上,要有专门的策划方案,把需要拍摄的人员名单(分别代表哪个部门、哪个业务方向和哪个精神方向)、拍摄内容、拍摄时间、地点等要素提前规划好,本次就出现把董建辉总漏掉的情况。

都要说明清楚,这样大家就知道怎么做,希望以后可以做得更好些。

4、礼品准备环节:应该将礼品清单至少提前两周提交给主席审核,重点在于嘉宾礼品清单,员工、工作人员和演员的礼品清单应充分考虑对活动的贡献程度。为应对突发情况,应多准备嘉宾礼品,甚至从员工礼品中先调出。

5、活动的前期宣传还准备的不够充分,只发布了一篇宣传软文,本来是计划发布三篇,结果由于承担了很多会务资料撰写的工作而按时完成。

6、在活动现场的布置方面,前期尺寸测量不准,建议以后带着红外测距仪进行测量。现场设计物料要有清单、尺寸和摆放位置示意图,这样会务人员就相当于有工作指引。或者安排美工提前到场布置。

7、会务资料的准备较为充分,设计的比较有特色。

8、主持人选择非常完美,无论颜值,身材,还是讲话能力,还有控场能力都非常不错。不足的是主持人跟节目和流程上的衔接上没有达到完全一致,建议主持人可以带个耳机执行人通过对讲的方式对临时有调整的情况进行沟通。

9、集团代表业务和产品没有系统的宣传册(图片/文案),导致在抽奖环节产品宣传片断层。

        三、活动现场

1、活动前半场和后半场按照不同的座次来坐,控场比较好,但前半场的座次没事先安排,导致主席和领导坐的位置有点乱,控制得不好。

2、颁奖环节策划的不够细致,尤其在2018年年度员工表彰环节,应该将优秀员工、优秀团队、优秀管理者分开颁奖,而本次由于都放在一起,优秀团队仅靠王飞做代表而未上台展示稍显遗憾,同时也不能区分获奖领导与员工的区别。另外,大家上台的次序很乱,应该统一从一边上一边下。

3、对获奖人员的分享环节,要提前安排好。如:王飞获得员工关爱基金后,没有发言机会(这是全场最大的一个颁奖)、退休老员工本来计划安排马洁,结果由于跟主持人没有衔接好。

4、团建活动虽有点乱,但参与性和积极性很高,最后评价也较好。

5、现场秩序和上菜环节把控的较好,因为提前与各桌桌长打好招呼,没有提前用餐的情况。上菜也刚好是主席祝酒词后。

6、整员工在台上唱歌的时候听不到声音,希望公司考虑适当配备两部“舞台监听耳机”。

7、出现酒水不够的情况:最好集团办能够出台一个活动用酒指引,如:正常活动的酒水标准是:一桌配2瓶百岁健康酒+两瓶1.2L的碳酸饮料,另外,再按照20%标准进行备用,或者能够在15分钟内完成现场补充。

8、让主席和肖总表演节目,因为有外面嘉宾,没有跟领导打招呼临时安排是不妥的。活动要活跃下气氛领导带头是可以的,但事先要有沟通和安排。

9、现场礼品发放人员要有一定的敏感性,如果有重要领导来询问是否还有奖品,则要先问清楚原因,及时请示总执行,确保重要领导的关系维护不受干扰。礼品的发放名单建议与座位名单相一致,晚宴结束之前以桌为单位,安排礼仪人员进行现场发放,及时做好登记与备注,一方面提升礼仪的服务,一方面提高发放的准确率。

10、对于空降人员的预案,达到几人可以启用备用桌,对于不重要的空降人员的拒绝人场等。

 

(文/品牌综合处(集团新闻中心)处长/兼信息技术处处长 苏娜)