工作中提高效率的思考 邹梅芳

2015-04-06 17:51:44 wen 2

  好多时候,我们是不是感觉每天都很忙,却老是忙而无功?是不是付出很多,得到的却只是责骂?是不是没有一刻空闲,到总结时却说不出所完成的成果?如果已身心疲惫,但是一无所获,那么,我们就要想想:可能不是工作不好,而是没有掌握提高工作效率的正确方法,在无意中浪费了你的时间和精力。今年以来,我们公司一直强调工作效率,在效能监察方面也在加强,那么我们要在工作中如何提高工作效率呢?结合工作实际,经过思考,可以从以下几方面进行:

一、把所有工作划分成"事务型"和"思考型"两类

所有的工作无非两类:“事务型”的工作不需要你动脑筋,可以按照所熟悉的流程一路做下去,并且不怕干扰和中断;“思考型”的工作则必须你集中精力,一气呵成。对于“事务型”的工作,你可以按照计划在任何情况下顺序处理;而对于“思考型”的工作,你必须谨慎地安排时间,在集中而不被干扰的情况下去进行。对于“思考型”的工作,最好的办法不是匆忙地去做,而是先在日常工作和生活中不停地去想:吃饭时想,睡不着觉的时候想,在路上想,上WC的时候想。当你的思考累计到一定时间后,再安排时间集中去做,你会发现,成果会如泉水一般,不用费力,就会自动地汩汩而来,你要做的无非是记录和整理它们而已!

二、每天定时完成日常工作

我们每天都需要做一些日常工作,以和别人保持必要的接触,或者保持一个良好的工作环境,这些工作包括查看电子邮件,和同事或上级的交流,浏览你必须访问的BBS,打扫卫生等等;这些常规的工作杂乱而琐碎,如果你不小心对待,它们可能随时都会跳出来骚扰你,使你无法专心致志地完成别的任务,或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。处理这些日常工作的最佳方法是定时完成:在每天预定好的时刻集中处理这些事情,可以是一次也可以是两次,并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候,而在其他时候,根本不要去想它!除非有什么特殊原因(例如你在等待某个人发来的紧急邮件),否则,强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱,不要浏览BBS,不要去找汇报工作,这样,处理这些事务的效率才会提高,并且不会给你的其他主要工作带来困扰。

三、列出工作计划,并且用明显的方式提示你完成的进度

工作计划必不可少!这种计划并不是为了向某人汇报,也不是为了给自己增加,而是为了让你记住有哪些事情需要去做,而不是被无形而又说不清楚的工作弄得晕头脑涨,烦躁不以。首先:在每周开始列出本周的计划。计划的内容就是本周准备做哪些事情,除非是外界有严格时间限制的任务(例如周三必须向客户提交出产品文档),否则,周计划无须设定每项任务拟订的进行时间,也没有必要详细去说明任务的内容。你只需要一些提示,让你不回忘记本周要做的工作;然后,每天早上列出时间表,从周计划中选择出当天想做的事,并安排具体时间去完成;列出所有需要打的电话,和每个电话的内容。这张时间表应该随时在你身边,一抬眼就能看到,它象一个忠实的助手,随时告诉你下一步工作的内容!

最后,必须进行工作计划的总结。很多人把工作总结想得很复杂,仿佛需要把所有完成的任务的完成情况和没有完成的任务的未完成原因都详详细细地书写出来。这是一个天大的误解!!其实,工作总结随时都在进行,方法简单之极:用粗笔把你做完的事从周计划和日时间表中重重地划去!!另一种总结是在我们制定每日的时间表和每周的计划表时完成的,方法也十分简单:把当日或当周没有完成的工作抄写到下一日或下一周的计划中去!你一定要明白,制定计划的根本目的不是给你施加任何,而是给你一个有序的、有准的工作安排。因此,不要为未完成预定的任务而懊恼,而是记住这些任务,并且尽快安排去进行!同时,工作计划还会给你带来和成就感:当一个人看到面前成堆的任务被狠狠地划去,象征着这些敌人被征服和消灭,那就象是军人看到自己肩膀上的金星在一颗颗增加一样,是何等地畅快淋漓,如果每天我们都能坚持这样,我们的工作效率无形中一定能得到提高!

 

 

 开发管理中心经营统筹主任:邹梅芳

                                                                                                             2015年3月30日


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