浅谈如何做好集团办公室管理工作

2021-05-21 14:55:28 集团总裁办公室主任 雷智群 33

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集团办公室是公司决策参谋部、工作督查部、形象展示部和后勤保障部,是公司的“中枢”、“耳目”和“窗口”,具有上传下达、管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。办公室工作的好坏直接关系到公司工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否,直接影响到公司的对外形象。办公室工作既有规律性,也需要不断优化、创新,追求进步。在公司快速发展的今天,办公室工作也应该顺应变化,不断完善和提升。

一、更新观念,不断实现办公室工作的新转变

办公室工作的管理创新不仅仅是管理方式的创新,更重要是管理理念和管理过程的创新,是办公室工作管理创新的核心,也是提高执行力的有效途径。

一是要把工作重心由管理事务为主导向参与政务为主导转变。办公室是公司的综合协调部门,是领导指挥全局的中枢,是联系上下、沟通左右的纽带,是贯彻落实领导决策、意图的核心力量。办公室的这一性质决定着政务服务是主导的,事务管理是从属的。必须创新工作思路,把工作的重心转变到为领导决策参谋服务上,把大量的精力、精干的力量放在贯彻落实领导决策和意图上,即协助领导的决策,包括协助领导调查研究、综合分析、参谋决策、落实意图、督察督办等,逐步实现从一个传统的事务管理部门向一个以辅助决策为主的参谋机构演变。

二是要把工作方式由被动承担任务向主动思考转变。规定完成的任务就去做,领导交办的工作就去完成的被动承担任务式的服务,远远跟不上时代的步伐、达不到领导的要求。在公司加快发展的时期,办公室工作必须彻底抛弃事情等待领导布置、工作等待领导安排的被动服务理念,树立主动作为的服务理念,积极调查研究,揣摩领导意图,对事关全局性的问题和领导关注的事情要超前思考、提前介入、预先谋划,做到比领导想在先、做在前、“快半拍”,时刻把握工作的主动权,主动为领导排忧解难。

三是要把工作方法由墨守成规向开拓创新转变。要在当前快节奏的工作环境中高效率、高质量地完成领导和公司交办的任务,必须破除条条框框的束缚和定势思维的影响及单凭经验和惯例办事的做法,定期对办公室工作进行总结,在优化提高、积极创新的基础上,重点抓好工作机制、制度建设、服务方式等方面的创新,主动探索和研究办公室工作的新规律、新经验、新方法。

二、强化细节管理,提高办公室执行力和工作效能

细节管理就是落实管理责任,将管理责任具体化、明确化。办公室工作要走上科学化精细化管理的道路,首先,要在细节上下功夫,忽略细节,可能招致严重后果,甚至造成无法补救的损失。通过抓细节以提升执行力,平时养成严密细致的工作习惯,不能不求甚解、粗枝大叶,尽量把每一项工作、每一个细节做得尽善尽美。其次,善于抓小事,平常说“办公室无小事”就说明办公室抓小事的重要性。办公室的每项工作,如打一个电话、发一份传真、出一个通知等都可能对领导工作、全局工作产生至关重要的作用和影响,这些看似平常的小事其实就是大事。办公室人员一方面要帮助领导谋大事、谋全局,另一方面又要统筹兼顾,脚踏实地干小事,干琐事,从小事做起,把小事做好。第三,办公室工作涉及办文、办会、办事、信息、督查、电话、文印、收发、接待、信访、行政、后勤保障等多种事务,人尽其才、合理分工是提升办公室工作效能、加速工作目标实现的保证。加强细节管理,把工作的责任落实到具体的人,使得人人都有责任、个个都有任务。

三、加强制度建设,促进办公室工作规范化管理

办公室日常工作多而具体、碎而繁杂,但又必须慎之又慎、细而又细。建立健全各项工作制度,靠制度管人,靠制度管事,才能使办公室工作走上规范化、科学化的轨道。

一是加强制度建设。根据公司发展需要,不断完善每项工作、每个环节、每个岗位的制度和办文、办事、办会、决策、督查、考勤、管理、保密、接待等工作制度,制定细致严明的标准和程序,对各个岗位和人员提出具体要求,使工作开展有章可循、有规可依。

二是规范工作流程。按照精简程序、清理环节、明确标准的要求,依据办公室职能逐项建立和优化办公室各项工作流程,如不断完善信息调研、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程。通过制定办公室各项工作的标准、程序和要求,对各个岗位做什么、怎么做、程度如何进行明确规定,促进工作程序化、规范化。

三是狠抓制度落实。光有制度,没有执行,犹如“一纸空文”。制度能否产生成效,产生多大成效,关键要看抓落实的程度和力度。办公室要牢固树立抓落实的意识,落实人员,狠抓各项制度的落实,推进办公室管理的规范化,促进办公室工作效能和服务水平的提升。

四、制定目标,落实责任,确保每项工作落到实处

办公室岗位众多,大部分是具体的事务性工作,加之目前办公室人员多数是身兼多职,如果没有明确的工作目标和岗位职责,容易造成工作交叉重叠,或者出现互相推诿,某些工作出现空白,无人过问落实的情况。首先,工作要有目标和计划,要做到年有工作要点,季有工作计划,月有情况通报,周有工作安排。对公司确定的任务和领导关心的热点、焦点、重点问题和工作,要严格督办督查,确保在规定时间完成。其次,要合理分工,根据办公室的工作职责,制定各个岗位人员的工作职责,落实指标,各施其职,各尽其责。同时,应坚持权责一致的原则加强对各个岗位的考核,依据考核结果兑现奖惩,使办公室每个成员都各司其职,优质高效地完成各自承担的工作任务。实现人人有事做,事事有人管的管理目标。

五、人本管理,调动办公室人员的积极性和创造性

一是重视人文关怀。让办公室人员充分感受到他们是被重视的,让大家充分参与决策,积极采纳大家提出的合理化的意见和建议,推进决策的公开化、民主化和科学化,努力创造团结、和睦、奋进、活泼的工作氛围,让办公室人员在轻松、愉悦的环境下工作。抛弃只关心工作,不关心生活的思想的做法,例如通过设立意见箱、开展谈心活动、召开民主生活会等方式,深入了解办公室人员想什么、要什么,关注办公室人员的思想动态,积极引导办公室人员保持积极、乐观、向上的心态,引导他们正确对待领导的批评、正确面对困难和挫折。

二是善于激发人的潜能。让办公室人员对工作目标有个清晰的认识,对发展的前景和蓝图有个清晰的概念,激发大家工作的热情和愿望。通过不断创新工作方法和管理理念,制定明确的奖惩措施,及时捕捉和发现办公室人员的闪光点,对他们取得的成绩和每一个新的进步及时给予表扬和肯定,对他们遇到的困难和挫折给予鼓励和支持。

三是齐心协力搞好合作。“三个臭皮匠赛过一个诸葛亮”、“众人拾柴火焰高”。办公室是一个小团体,办公室工作既要通过细密的分工,各司其职,各负其责,来提高工作效率;又要围绕同一个目标、任务,互相沟通,加强合作,形成强大合力,形成互相帮助、互助合作的工作氛围,避免出现“各自为政”、“一盘散沙”的现象。

办公室管理工作无小事,只有在工作实践中不断总结、提炼、创新,才能实现办公室管理工作的逐步提升,才能使部门职能得以充分发挥,才能为公司加快发展提供坚强支撑。


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