2018年合同经管部半年履职报告

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2018年合同经管部半年履职报告

集团合同经管部执行总监 耿小江

2018年11月2日)

根据中发文〔2018〕005号文件,集团成立了合同监管部,后调整为合同经管部,主要工作职责为:主持集团经营业务管理工作,策划集团年度、季度经营计划编制指标考核、效益核算及按制度兑现奖惩等;负责集团(各区域总部)项目立项及重大合同监管;负责项目工程预算和项目决算;负责招投标队伍选定并组织招投标管理;负责合同审定及集团合同执行管理;负责代表集团与法务机构的对接合作。

第一部分  组织架构及岗位职责

一、组织架构

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二、岗位职责

1、总监:王建军(兼)

全面负责合同经管部各项工作。

2、执行总监:耿小江

负责合同经管部日常管理工作,主导集团经营计划管理、考核及合同法务等。

3、预决算工程师:陈育俊

负责招投标、合同涉及的工程成本核算、价格审核、预决算等。

4、合同管理员:耿小江(兼)

负责集团合同管理、合同数据库更新及合同执行监管等

 

第二部分  经营管理工作

一、主要工作业绩

1、根据集团业务发展规划,2018年集团确定业务经营考核单位共有九家,分别是:深圳中裕冠物业、宝玉石旗舰店、中裕冠典当行、惠州年丰置业、中裕冠物业惠州分公司、中华仙草堂、中奢传媒、深圳总部及惠州总部。

根据集团中发文〔2018〕038文件《中裕冠集团2018年度经营目标考核及奖惩暂行办法》,合同经管部分别与集团八家经营考核单位就各业务情况进行梳理,并协商确定了2018-2019年年度经营指标,经营指标包括财务指标(含收入、支出及利润)、非财务指标及人员编制等。各经营指标经各经营考核单位负责人签字确认。

2、根据《中裕冠集团2018年度经营目标考核及奖惩暂行办法》,合同经管部组织召开了2018年4月、5月、财年第一季度及7月份经营考核会议,根据各经营单位财务指标计划与完成情况、计划完成情况及采取的补救措施等打分,评分高于80分的,予以通报表扬,颁发“业务经营达标单位”锦旗;评分低于80分,通告批评;评分低于70分,处行政小过处分,并处100元罚款;评分低于60分,处行政大过处分,并处200元罚款每次。从2018年4月至7月考核期间,发布经营指标考核结果通报4次,其中分别对深圳中裕冠物业、惠州年丰置业公司通报表扬、颁发“业务经营达标单位”锦旗各3次,分别对中裕冠典当行、惠州年丰置业公司、宝玉石旗舰店、中裕冠物业惠州分公司等单位给予过通报批评、记大过及罚款等处分。

3、通过周例会、沟通交流、讨论分析等形式跟进各经营单位指标完成情况,与各经营团队讨论经营措施,参与日常经营及制定经营政策,同时根据实际经营情况协助各经营单位调整经营策略及目标,完善经营考核机制,帮助更好理解集团经营政策,争取集团支持,协助各经营单位经营指标的落实。

二、存在的问题及不足

1、经营考核管理办法还不够完善,如对月度/季度经营指标考核达标没有适当的奖励的措施,对月度/季度经营指标考核不达标但季度/年度达标的情况没有对应的措施等。

2、因经营单位业务、产品专业性较强、产生业绩的难度较大、市场环境较差等因素,同时部分经营团队专业水平不够、真正经营性人才欠缺、经营能力不足,拿不出有效的经营措施,导致经营团队对经营工作缺乏激情,或因目标无法达到而随意放任或者逃避。

3、经营考核形式大于实质,达成目标的经营单位少,奖少罚多,同时会议、总结等较多,如周例会、月考核会、周计划、月计划等,经营负责人需花较大精力处理此类事情,同时加上经营负责人经营水平、对经营的理解、对经营计划的执行力、部分业务经营所需周期较长及实际困难等问题,每周、每月工作汇报、计划等基本都是老调重弹,缺乏新意及真正能促进经营的措施和办法。

4、合同经管部对经营考核管理执行不到位,月度、季度经营考核等未完全按经营考核办法执行,对未达成经营指标单位及其经营团队缺乏对应措施,考核难以达到预期的效果。

三、解决办法及措施建议

1、完善经营考核办法,在4个月经营考核实践的基础上,根据集团领导的指示及促进经营的需要,目前实际操作中已有部分改善措施,如对经营达标单位深圳中裕冠物业及惠州年丰置业予以通报表扬,颁发“业务经营达标单位”锦旗、对5月份100%完成财务指标的惠州年丰置业给予现金奖励等。同时合同经管部督促、协助中奢传媒、中裕冠典当行制定了经营激励措施。

2、对于起步阶段或培育期经营单位适当延长考核周期,给予经营团队一个较稳定的经营周期,制定经营方向、目标及规划,完善经营团队,落实经营措施,细化经营激励措施,重结果、兑奖罚。适当减少部分总结及会议等,月度开小会(经营单位会议),季度/半年度/年度开大会。

3、完善经营负责人能上能下机制,内部选拔与外部招聘相结合,完成经营目标的给予奖励及提拔,未完成经营目标的根据实际情况决定继续任用、降职降薪或免掉经营负责人,鼓励集团内部人员根据个人经验及兴趣自我推荐做经营负责人,搞活经营氛围。

 

第三部分  合同监管工作

一、主要工作业绩

1、制定了《合同经管部合同监管指引》,结合集团原有的《合同管理条例》、《工程招投标管理制度》等文件形成了比较完善的合同管理规章制度和流程。

2、2018年半年以来由合同经管审核及通过集团法律顾问审核合同40余份,同时参与了集团北站项目、中裕冠产业园更新等项目(合同)的研讨,参与了南阳一家公司借款的调查、合同拟定及合同签订等事务,同时参与了河南中裕冠公司相关工作处理,比较圆满的完成了公司交待的阶段性工作任务。

3、参与了金钻精品公馆总包结算、历史签证审核、架空层工程预算、签证审核、台风“天竹”灾后设施设备修护及恢复招投标、谈判等工作,目前变频供水、高低压配电合作单位已经确定,相关维修方案及合同已经报集团审批同意,10月底完成恢复工作,其他主要设施设备的合作单位合作方案及报价也已经形成文件报集团审批。

二、存在的问题及不足

1、专业化有待加强:项目招标管理、谈判、合同价格确定等不能满足当前工作需要,工程方面基本知识及处理经验不足,对工程进度监管、合同执行的把控等不严格。

2、精细化仍需努力:合同管理工作不细致,领导交办事项完成不彻底,初步建立合同数据库但还不完善,更新不及时,无法全盘掌握集团合同签订及执行情况,合同监管情况通报不及时、不连贯等,同时制定公司合同范本工作尚未开展。

3、对公司合同管理规章制度贯彻执行力度不够,合同经管部对公司合同管理规章制度的宣传还不到位,目前集团范围内还有很多不符合合同管理规章制度的行为,如不签合同即施工、未报批即签订合同、合同签订后不及时交集团保存等。

三、解决办法及措施

1、加强集团合同管理规章制度的宣传和学习,让集团相关人员特别是专业公司管理团队成员人人了解、熟悉并掌握合同管理的制度、流程等。同时合同经管部将加强合同监管,对严格遵守合同管理制度维护集团利益的行为给予奖励,对不按合同管理制度执行损害集团利益的行为给予处罚。

2、合同经管部也将加强学习,不断总结,积累经验,吃一堑长一智,在实践中学习成长。

总之,在集团领导的关心和指导下,合同经管部将严格按照部门功能责任及岗位职责诚信履职,勤勉尽责,始终以集团利益为重,为中裕冠集团业务发展和规范管理作出应有的贡献!